Informativa sulla privacy

Ultimo aggiornamento: 23 ottobre 2026

Questa informativa riguarda le app Aural Iris per telefoni Android e orologi Wear OS e il servizio Iris (insieme, “Iris”). Iris è fornito da Aural Iris LLC, una società a responsabilità limitata della Virginia (“Aural Iris”, “noi”). Questa traduzione è fornita per comodità; in caso di divergenze rispetto alla versione inglese, prevale la versione inglese.

Iris aiuta il professionista sanitario a scrivere la nota. Il professionista sanitario rivede, modifica e firma ogni nota; Iris non firma mai. Iris è concepito come strumento di documentazione, non come dispositivo medico: non fa diagnosi, non fornisce cure o consigli medici e non prende decisioni cliniche.

1. A chi si applica

Iris è offerto ai professionisti sanitari e alle organizzazioni per cui lavorano. Quando un professionista sanitario usa Iris con dati dei pazienti, il professionista sanitario o l'organizzazione decide quali dati inviare e noi li trattiamo per loro conto. Quando HIPAA lo richiede, trattiamo i dati sanitari protetti in qualità di fornitore di servizi del professionista sanitario o dell'organizzazione che usa Iris, nell'ambito di un accordo HIPAA per i partner commerciali.

Se lei è un paziente: i pazienti non hanno account Iris e Aural Iris non le fornisce cure mediche. Trattiamo i suoi dati solo per conto del suo professionista sanitario o dell'organizzazione per cui lavora; per vedere o ottenere una copia della sua cartella clinica, si rivolga a loro. Nei progetti pilota ospedalieri guidati da medici, il medico chiede al paziente prima di registrare; se il paziente dice di no, è incerto o non risponde, Iris non viene usato. Se un paziente chiede di interrompere, il medico interrompe la registrazione ed elimina da Iris la registrazione, le note e le foto di quella visita; resta solo una semplice voce di registro. Le copie temporanee create per la trascrizione vengono rimosse entro due ore dall'uso e i backup sono impostati per cancellare entro 45 giorni le informazioni eliminate. Può inviare domande sulla privacy ad accounts@auraliris.com. Un riepilogo in linguaggio semplice per i pazienti è disponibile su auraliris.com/patients.

2. Quali dati tratta Iris

• Dati dell'account. Il suo nome, il suo indirizzo email o nome utente, il suo ruolo, un hash unidirezionale della sua password (mai la password stessa), le sessioni di accesso e i token del dispositivo che mantengono attivo il suo accesso. Se attiva l'accesso tramite impronta digitale o passkey, conserviamo la parte pubblica della sua passkey e il telefono conserva un token di accesso che solo la sua impronta digitale può sbloccare. La sua impronta digitale resta sul suo dispositivo. Non la riceviamo mai. Se sceglie di salvare un numero di telefono o un secondo indirizzo email per inviare note a sé stesso, lo conserviamo; Iris lo usa solo per creare collegamenti a messaggi ed email sul suo dispositivo e non invia mai messaggi autonomamente.
• Dati del team. Se entra a far parte di un team in Iris: il team e i suoi membri (nomi visualizzati e ruoli), il suo elenco di colleghi del team, chi supervisiona una visita o ne assume la gestione, e le richieste, i passaggi di consegne e le note che invia ai colleghi del team. I colleghi dello stesso team possono vedere i nomi e i ruoli degli altri membri.
• Contenuti clinici che fornisce. Audio degli incontri clinici che sceglie di registrare, testo che digita o detta, comandi vocali, foto, video, schermate, documenti scansionati e testo incollato dalla cartella clinica, compresi i dati dei pazienti in essi contenuti.
• Ciò che Iris prepara per lei. Trascrizioni, bozze di note, segnalazioni su dettagli mancanti o sulla sicurezza del paziente, voci nel tabellone delle stanze, le sue modifiche e la nota che copia nella cartella clinica.
• Dati sul dispositivo e sulle attività. Versione dell'app, tipo di dispositivo, token per le notifiche e del dispositivo, rapporti sullo stato del microfono e della batteria, impostazioni e preferenze dell'app (per esempio le scelte relative agli avvisi e alla modalità Discreta [“Discreet”]), un registro di ciò che è stato fatto e quando (tipi e identificativi, non testo clinico), il suo indirizzo IP, log tecnici e segnalazioni di errore.
• Messaggi a noi indirizzati. Ciò che ci scrive tramite Guida (“Help”) o Assistenza (“Support”) in Iris, oppure via email.
• Orologio. Su un orologio Wear OS, le parole che pronuncia rivolgendosi a Iris vengono convertite in testo dal servizio di riconoscimento vocale configurato sul suo orologio. Quel servizio può inviare l'audio al proprio fornitore per la trascrizione, secondo i termini di quel fornitore; Iris riceve solo il testo riconosciuto. L'app per l'orologio non salva né carica audio.

Iris non legge la rubrica del suo telefono, la sua posizione, gli SMS, la cronologia delle chiamate, l'ID pubblicità o i dati rilevati dai sensori per la salute del suo telefono o orologio.

3. Come usiamo i dati

• Per fornirle Iris: convertire le sue registrazioni in testo, preparare bozze di note da sottoporre alla sua revisione, mostrarle le note, inviarle gli avvisi che ha richiesto, trasmettere richieste, passaggi di consegne e note ai colleghi del team che sceglie e mantenere operativo il suo account.
• Per mantenere Iris protetto, prevenire usi impropri, risolvere problemi e rispondere alle sue domande.
• Per adempiere agli obblighi di legge.

Non vendiamo i suoi dati, non li usiamo per la pubblicità e non li usiamo per addestrare modelli di IA.

4. Chi tratta i dati per nostro conto

Ci avvaliamo di fornitori di servizi vincolati da accordi scritti e inviamo loro dati solo per fornirle Iris:

• Hosting dei server: Iris è ospitato negli Stati Uniti da una società di hosting che gestisce i server per nostro conto nell'ambito di un accordo HIPAA per i partner commerciali. Le registrazioni che effettua in Iris vengono convertite in testo da Iris stesso e non vengono inviate ad alcun servizio esterno di trascrizione vocale. (L'input vocale su un orologio funziona come descritto nella sezione 2.)
• Archiviazione dei backup: i nostri backup crittografati vengono conservati negli Stati Uniti da un fornitore di archiviazione cloud nell'ambito di un accordo HIPAA per i partner commerciali.
• Fornitore del modello di IA: un fornitore di modelli di IA, vincolato da un accordo HIPAA per i partner commerciali, prepara bozze di note a partire dal testo e legge foto e fotogrammi estratti dai video, con elaborazione esclusivamente negli Stati Uniti. Non gli vengono inviati clip audio o video.

Non condividiamo altrimenti i suoi dati con nessuno, salvo con i colleghi del team che sceglie (vedere la sezione 2), quando lei stesso invia una nota altrove (per esempio quando la copia nella cartella clinica) o quando la legge lo richiede.

5. Sicurezza dei dati

I dati sono crittografati durante la trasmissione (tramite HTTPS tra il suo dispositivo e Iris) e l'archiviazione (su supporti di archiviazione crittografati presenti su quei server). L'accesso è limitato agli utenti che hanno effettuato l'accesso e alle persone e ai sistemi che ne hanno bisogno, e Iris tiene un registro di controllo di chi ha fatto che cosa. Nessun sistema è perfettamente protetto e non possiamo promettere una sicurezza assoluta.

6. Per quanto tempo conserviamo i dati e come eliminarli

• Audio originale: viene eliminato automaticamente quando il professionista sanitario rende definitiva la visita. Le copie temporanee crittografate create sul nostro server per la trascrizione vengono rimosse automaticamente entro due ore dall'uso.
• Visite: una visita che lei contrassegna come completata viene rimossa automaticamente dopo 24 ore. Gli elementi che non sono mai stati inseriti in una visita vengono rimossi dopo 24 ore. Può anche eliminare una visita autonomamente in qualsiasi momento.
• Foto e video: il clip video originale viene eliminato insieme all'audio originale. Le foto e i fotogrammi estratti da un video vengono conservati insieme alla relativa visita e rimossi quando la visita viene rimossa.
• Backup: conserviamo copie di backup crittografate solo perché Iris possa riprendersi da un grave guasto del sistema e non contengono mai audio originale né clip video originali. Sono conservate negli Stati Uniti e protette da accordi HIPAA per i partner commerciali. I backup sono impostati per cancellare entro 45 giorni tutto ciò che è stato eliminato da Iris.
• Dati dell'account e registri delle attività: vengono conservati finché il suo account è attivo e, successivamente, per tutto il tempo necessario ai fini della sicurezza e della documentazione legale.

Professionisti sanitari: per richiedere l'eliminazione dei propri dati, scriva a accounts@auraliris.com, preferibilmente dall'indirizzo email associato al suo account, e ci comunichi il suo nome utente. Se al suo account non è associato un indirizzo email, ci fornisca il suo nome utente e verificheremo la sua identità in un altro modo prima di procedere. Specifichi se desidera eliminare il suo account, le sue visite o entrambi. Non inserisca dati dei pazienti. Confermeremo la richiesta e le comunicheremo quando sarà stata completata. L'eliminazione del suo account elimina anche le visite e gli altri contenuti al suo interno ed effettua la disconnessione da tutti i dispositivi. Conserviamo solo i dati che dobbiamo conservare per motivi di sicurezza o per legge, come i registri dell'account e delle attività (che registrano tipi e identificativi, non testo clinico). I backup sono impostati per cancellare entro 45 giorni i contenuti eliminati (vedere sopra). L'eliminazione di una visita da Iris non elimina la nota definitiva che il professionista sanitario ha inserito nella cartella clinica.

7. Le sue scelte

Queste scelte riguardano i professionisti sanitari che usano Iris. Per i pazienti: consultare auraliris.com/patients.

• La registrazione inizia solo quando è lei ad avviarla. Durante la registrazione, Iris esegue un servizio per il microfono la cui notifica compare quando le notifiche sono consentite per Iris; anche Android mostra il proprio indicatore di utilizzo del microfono.
• Può disattivare in qualsiasi momento le autorizzazioni per microfono, fotocamera e notifiche di Iris nelle Impostazioni di Android. Le funzioni che ne hanno bisogno smetteranno di funzionare.
• Può chiederci una copia dei dati del suo account, oppure di correggerli o eliminarli, usando l'indirizzo email indicato sopra.

8. Minori

Iris è destinato ai professionisti sanitari e non si rivolge a persone di età inferiore a 18 anni. Non creiamo consapevolmente account per minori.

9. Dove vengono trattati i dati

Iris funziona su server negli Stati Uniti e i nostri backup sono conservati negli Stati Uniti. Il nostro fornitore di IA elabora negli Stati Uniti il testo e le immagini che Iris gli invia.

10. Modifiche

Se apportiamo modifiche rilevanti a questa informativa, aggiorneremo la data indicata sopra e informeremo in Iris gli utenti che hanno effettuato l'accesso.

11. Contatti

Aural Iris LLC, una società a responsabilità limitata della Virginia.
Email: accounts@auraliris.com
Non inserisca dati dei pazienti nella sua email.